Polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest KARQIS AI & Software Kamil Szostok, NIP 9372783291, REGON 545455862. Działalność została zarejestrowana jako brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Adres do doręczeń: Grodziec 79, 43-386 Grodziec.

W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@karqis.pl. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

Jakie dane możemy przetwarzać

W sklepie przetwarzamy także imię i nazwisko, e-mail, adres rozliczeniowy, opcjonalny telefon, dane firmy i NIP, zamówione produkty, kwoty, status płatności oraz powiązanie licencji z kontem i NIP-em. Hasło konta przechowujemy jako skrót kryptograficzny. System licencji zapisuje status, okres ważności i dane potrzebne do weryfikacji oraz obsługi zgłoszeń.

przy pobieraniu udostępnionych plików: identyfikator pliku, data i godzina rozpoczęcia pobierania, adres IP oraz informacje o przeglądarce lub programie pobierającym (User-Agent);
dane wpisane w formularzu: nazwa firmy, adres e-mail, wybrany temat, treść wiadomości oraz — przy konsultacji — wybrana data i godzina;
dane techniczne powstające przy korzystaniu z serwisu, takie jak adres IP, typ przeglądarki, czas żądania i informacje zapisywane w logach serwera;
informację o wyborze ustawień prywatności zapisaną w niezbędnym cookie, obejmującą wersję ustawień, nieaktywny status kategorii funkcjonalnej i czas decyzji;
metadane rezerwacji przechowywane lokalnie: data, godzina, status i techniczny token rezerwacji. Ta baza nie zawiera nazwy firmy ani adresu e-mail.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika albo automatycznie od jego urządzenia podczas połączenia z serwisem. Nie prosimy o dane szczególnych kategorii, takie jak informacje o zdrowiu, pochodzeniu czy poglądach. Nie wpisuj ich w formularzu.

Cele i podstawy prawne

Cel	Podstawa prawna
Obsługa konta, zamówienia, wydanie i weryfikacja licencji	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie konsultacji lub oferty	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie przed zawarciem umowy
Obsługa zapytań niezwiązanych bezpośrednio z przyszłą umową	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji
Obsługa prośby o termin i zapobieganie podwójnej rezerwacji	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie przed zawarciem umowy
Działanie serwisu, diagnozowanie błędów, ochrona przed nadużyciami oraz podstawowe statystyki pobrań instalatorów i udostępnionych plików	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na bezpieczeństwie, utrzymaniu serwisu i ocenie wykorzystania udostępnionych materiałów
Wykonanie obowiązków prawnych i rozliczeniowych, obsługa reklamacji i odstąpień od umowy	art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Potwierdzenie zapoznania się z tą polityką nie jest zgodą na marketing. Nie wysyłamy newslettera ani informacji handlowych bez odrębnej podstawy prawnej.

Komu dane mogą zostać ujawnione

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty potrzebne do obsługi serwisu:

Hetzner Online GmbH z siedzibą w Niemczech — hosting aplikacji, lokalnej bazy terminarza, sklepu, systemu licencji, udostępnionych plików i logów technicznych;
Purelymail, usługa prowadzona przez Add Rabbit LLC w Stanach Zjednoczonych — obsługa skrzynki pocztowej, przekazanie zgłoszenia, potwierdzenia oraz wiadomości dotyczących konta, zamówienia i licencji;
dostawcy obsługi IT, księgowej lub prawnej, jeżeli dostęp jest niezbędny i odpowiednio zabezpieczony;
banki obsługujące przelew i zwrot płatności — w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji;
organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania wynika z prawa.

Przekazywanie danych poza EOG

Aplikacja, baza terminarza i jej logi działają na serwerze Hetzner w Niemczech. Warstwa poczty elektronicznej jest obsługiwana przez Purelymail (Add Rabbit LLC), którego infrastruktura pocztowa znajduje się w Stanach Zjednoczonych. W związku z tym adres e-mail, nazwa firmy, temat, treść wiadomości, dane zamówienia i ewentualny termin mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Transfer dotyczy obsługi korespondencji, w tym wiadomości związanych z kontem i zakupem, a nie analityki, reklamy ani profilowania. Informacje o zakresie przetwarzania, zabezpieczeniach i retencji dostawcy opisuje polityka prywatności Purelymail. Dodatkowe informacje o podstawie i zabezpieczeniach konkretnego transferu można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

Jak długo przechowujemy dane

korespondencję z formularza — przez czas obsługi sprawy, a następnie do 3 lat od ostatniego kontaktu, jeżeli jest to potrzebne do ochrony przed roszczeniami;
dane konta — przez czas prowadzenia konta; dane zamówień, licencji, zaakceptowanej wersji regulaminu i reklamacji — przez czas wykonywania umowy, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń i ochrony roszczeń; dokumenty podatkowe co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem ustawowego przedłużenia tego okresu;
niepotwierdzoną blokadę terminu — przez 15 minut, a techniczne metadane potwierdzonego terminu — maksymalnie 90 dni od daty konsultacji;
logi serwera WWW — w rotacji dziennej obejmującej maksymalnie 14 archiwalnych plików, chyba że dłuższe zachowanie konkretnego wpisu jest konieczne do wyjaśnienia incydentu lub ochrony przed roszczeniami;
usunięte wiadomości i logi dostawcy poczty mogą pozostawać w jego kopiach zapasowych do 30 dni, zgodnie z informacją Purelymail;
szczegółowe statystyki pobrań z adresem IP i informacją o przeglądarce — przez 30 dni, a następnie usuwane automatycznie w codziennym cyklu; zbiorcze liczniki bez adresów IP pozostają przez czas prowadzenia statystyk danego pliku; szczegółowej historii IP pobrań nie utrwalamy w długoterminowych kopiach zapasowych;
wybór dotyczący cookies — przez 180 dni.

Twoje prawa

W zależności od podstawy przetwarzania możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia. Możesz też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofać zgodę na przyszłość, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Żądanie wyślij na kontakt@karqis.pl. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, przez uodo.gov.pl.

Dobrowolność, automatyzacja i zmiany

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail i informacji potrzebnych do oceny sprawy nie możemy odpowiedzieć ani umówić konsultacji. Dane oznaczone jako wymagane w sklepie są potrzebne do obsługi zakupu i wydania licencji. Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy ich. Serwis nie korzysta obecnie z Cal.com, narzędzi analitycznych, pikseli reklamowych ani zewnętrznych mechanizmów śledzących. Statystyki plików powstają na naszym serwerze; samo pobranie nie zapisuje dodatkowego cookie analitycznego.

Polityka może być aktualizowana po zmianie prawa, dostawców lub funkcji serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem. Informacje o technologiach przeglądarkowych znajdziesz w Polityce cookies.